Le temps, un enjeu pour vous et votre équipe

Les objectifs 

A l'issue de la formation, chaque participant saura :

• Utiliser son temps en fonction de son rôle, de ses priorités et de celles de son entourage professionnel
• Mettre en place un système d'organisation permettant d'anticiper et de planifier son activité et celle du service
• Identifier les liens entre gestion du temps, maîtrise de soi et environnement managérial
• Planifier et prioriser ses activités en fonction de son rôle
• Mettre en œuvre un plan d'actions personnel et collectif

Le programme

La gestion collective du temps

1 - Prendre en compte le contexte global de l'entreprise pour adapter la gestion du temps collectif

• Identifier ses clients internes et externes : qui sont-ils, leurs attentes, leurs contraintes en termes de temps
• Définir et hiérarchiser les différents niveaux de priorité définis en fonction des demandes des clients externes, en fonction des demandes internes et en fonction des objectifs fixés par la hiérarchie

2 - Bien cerner le poste de travail de chacun

• Identifier ses missions et les hiérarchiser en termes de priorité
• Déterminer sa limite de responsabilité (hiérarchique et transversale) 
• Définir ce qui est de la responsabilité de chaque service et les process-temps à respecter en termes de demandes
• Equilibrer les rôles principaux en fonction de son poste tout en tenant compte des contraintes des autres services

3 - Agir en cohérence avec la mission de l'entreprise

• Clarifier la notion de qualité au sein de chaque service
• Mettre en place de nouvelles manières de fonctionner collectivement : où perdons-nous du temps ? Où pouvons-nous l'optimiser ?

L'organisation personnelle

1 -  Déterminer son emploi du temps pour mieux l'utiliser

• Analyser de manière critique son emploi du temps.
• Evaluer l'emploi de son temps en fonction de son rôle.
• Arbitrer en fonction de critères de choix clairement identifiés.
• Identifier « ses voleurs de temps » (téléphone, dérangements, etc.) et savoir s'en protéger.

2 - Utiliser des méthodes et des outils pour mieux s'organiser

• Identifier les lois du temps et faire le lien avec sa réalité professionnelle.
• Planifier en distinguant l'essentiel et l'accessoire, l'utile et le superflu.
• Faire face aux imprévus.
• Déléguer efficacement pour se dégager du temps

3 - Utiliser son temps dans les relations professionnelles

• S'affirmer sereinement dans ses contacts professionnels : rappeler les priorités, les consignes validées, ...
• Gérer les sollicitations internes et externes : expliquer, différer plutôt que dire non.   

Durée : 2 jours

Les méthodes pédagogiques

- Les différentes situations fournies par les participants sont traitées par jeux de rôle et analysées en groupe : cet entraînement intensif (2/3 du temps) permet aux stagiaires d'enclencher des réflexes professionnels directement applicables à l'issue du stage.

- La pédagogie est participative et individualisée : les exercices, les échanges et l'évaluation des situations permettent à chacun de s'enrichir, d'identifier sa marge de progression et de trouver de nouvelles réponses dans les situations managériales vécues.

Les outils

• Relevé d'auto-observation de gestion du temps
• Autodiagnostic de ses voleurs de temps
• Diagnostic de ses messages contraignants en gestion du temps
• Exercice : rosace de sa gestion du temps

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